การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง (Succession Planning)

องค์กรที่เปิดดำเนินการมานานๆ ย่อมต้องวางแผนในระยะยาวเพราะว่ายิ่งปล่อยไว้นานๆ ผู้บริหารจะบ่นว่าพนักงานที่ทำงานมากับองค์กรนานๆ ทำไมต้องเดินออกจากองค์กรไปทุกวัน จนประสิทธิภาพในการทำงานไม่มี ปัญหาด้านการผลิตเริ่มมีมากขึ้นเรื่อยๆ พอมาทราบอีกทีก็ปรากฏว่า บริษัทคู่แข่งได้ซื้อตัวไปอยู่ที่องค์กรของเขา ในราคาค่าตัวที่ไม่สูงมาก เมื่อเปรียบเทียบกับ ความรู้ ความสามารถ ที่พนักงานดังกล่าวสะสมมาตั้งแต่เริ่มเข้ามาทำงาน ผู้บริหารองค์กรไม่ควรมองข้ามเรื่องนี้ เพราะว่าการสะสมความรู้ ความสามารถ ไม่สามารถทำในช่วงเวลาอันสั้น จึงต้องวางแผนในการพัฒนาพนักงานอย่างน้อยใช้เวลาสะสม ประมาณ 5 ปี ขึ้นไปเป็นอย่างต่ำ และพนักงานที่อยู่ในองค์กร เมื่อถึงจุดหนึ่งก็ต้องการ การเจริญเติบโตมีหน้าที่การงาน ที่เหมาะสมกับความรู้ ความสามารถ ซึ่งเป็นไปตามทฤษฎีของ มาสโลว์ ยิ่งพนักงานที่เป็นรุ่นใหม่มีแนวคิดเรื่องนี้เป็นอันดับแรก เพราะว่าเขาต้องการทราบว่า เมื่อเขาทำงานอยู่ในองค์กรแล้ว อีก 5 ปี ตัวของเขาจะต้องอยู่ในตำแหน่งใด และอัตราเงินเดือนสามารถปรับไปอยู่สูงสุดได้เท่าไร จากที่ผู้เขียนเคยมีประสบการณ์ ในการสัมภาษณ์พนักงานที่เป็น พนักงานใหม่ ส่วนใหญ่จะถามผู้สัมภาษณ์เป็นข้อแรกว่า เมื่อเขาเข้ามาทำงานแล้ว จะมีโอกาสก้าวหน้า ไปอยู่จุดสูงสุดถึงระดับใด นั่นคือพนักงานใหม่มองถึงอนาคตของตัวเอง เมื่อเปรียบเทียบกับองค์กรอื่นที่เขาได้ไปสัมภาษณ์มา
ผู้บริหารองค์กรจึงต้องวางแผนองค์ ให้เกิดความชัดเจนให้มากขึ้น เพื่อที่จะได้ตอบโจทย์พนักงานได้ถูกต้อง และการวางแผนดังกล่าวจะต้องประกาศให้พนักงานภายในองค์กรได้รับทราบ และยึดถือปฏิบัติให้เกิดเป็นวัฒนธรรมองค์กรด้วยเช่นกัน การเริ่มต้นการทำการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง ควรจะต้องเริ่มที่ กระบวนการคือ
1. การกำหนดตำแหน่งงานหลักฝ กลุ่มงานหลัก ในบริษัทจะต้องกำหนดกลุ่มงานหลัก ซึ่งดูจากอะไรบ้าง เช่น
– การตอบสนองต่อ วิสัยทัศน์ พันธกิจ กลยุทธ์ และเป้าหมายขององค์กร
– ตำแหน่งงานที่อยู่ในสายธุรกิจหลัก เช่นทำรายได้ ผลกำไรให้กับองค์กร
– ตำแหน่งงานที่ค่อนข้างหายาก โดยต้องใช้ระยะเวลานานในการสรรหาและคัดเลือกผู้ที่มีคุณสมบัติ
– เหมาะสมมาดำรงตำแหน่ง
– อัตราการลาออก (Turn Over) ของตำแหน่งงานนั้นอยู่ในเกณฑ์ที่ค่อนข้างสูง
– ตำแหน่งงานที่ต้องใช้ระยะเวลาในการฝึกอบรมและพัฒนาเพื่อเสริมสร้างความรู้ ทักษะและความสามารถ
– ในการทำงานให้มีประสิทธิภาพ
2.การกำหนด competency ตำแหน่งงานหลัก
– การจัดทำขอบเขตหน้าที่งานและความสามารถของตำแหน่งงานหลัก

– ใช้เป็นแนวทางในการสรรหาและคัดเลือกบุคคล โดยพิจารณาจากขอบเขต

– หน้าที่งานและคุณสมบัติเฉพาะสำหรับตำแหน่งงานที่ต้องจัดทำ Succession Plan

– ใช้เป็นแนวทางในการกำหนดแผนฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานโดยพิจารณาจากความสามารถของตำแหน่งงานนั้น ๆ

– ทำให้ผู้สืบทอดตำแหน่งงานทราบถึงขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบของงานที่ต้องทำในอนาคต

– ทำให้ผู้สืบทอดตำแหน่งงานทราบถึงจุดแข็ง และข้อบกพร่องของตนเองซึ่งเป็นสิ่งที่ต้องพัฒนาและปรับปรุงเพื่อให้สามารถปฏิบัติงานได้ดีขึ้น

– ทำให้ผู้สืบทอดตำแหน่งงานเตรียมความพร้อมในการฝึกอบรมและพัฒนาความสามารถและศักยภาพของตนเองตามโปรแกรมกที่กำหนดขึ้น

3. กระบวนการวิเคราะห์หาผู้สืบทอดตำแหน่ง (Succession Plan) แล้วขั้นตอนต่อไปก็คือ การวิเคราะห์หาผู้สืบทอดตำแหน่งงาน (Successor) ที่เหมาะสม โดยมีขั้นตอน
ดำเนินการดังต่อไปนี้
1. ระบุตำแหน่งงานที่สามารถแทนที่ตำแหน่งงานหลักที่ต้องการจัดทำ Succession Plan

2. พิจารณาเลือกบุคคลที่ดำรงอยู่ในตำแหน่งงานต่าง ๆ ที่ระบุขึ้น ซึ่งบุคคลเหล่านี้จะเป็นผู้สืบทอดตำแหน่งงาน (Successor) ที่สำคัญ

3. จัดทำตารางการประเมินผู้สืบทอดตำแหน่งงาน โดยระบุรายชื่อและตำแหน่งงานของบุคคลที่เลือกไว้แล้วตามตาราง การประเมินผู้สืบทอด ตำแหน่งงาน

4.จัดทำแผนพัฒนารายบุคคล (IDPs)

เป็นแผนที่เกิดขึ้นจากการวิเคราะห์และประเมินข้อดี(Strength) และข้อบกพร่อง (Weakness) ของพนักงานในการทำงานปัจจุบันกับ ศักยภาพของพนักงานในการปฏิบัติงานเพื่อความก้าวหน้าในตำแหน่งงานที่สูงขึ้นสำหรับอนาคตข้างหน้า ดังนั้นการจัดทำแผนพัฒนารายบุคคลจึงเป็นการลดช่องว่าง (Gap) ที่เกิดขึ้นระหว่างความสามารถของพนักงานในปัจจุบันกับความสามารถที่คาดหวังให้มีสำหรับตำแหน่งงานที่สูงขึ้น ดังภาพแสดงต่อไปนี้

กระบวนการทั้งหมดเป็นขั้นตอนในการทำแผนสืบทอดตำแหน่ง ภายในองค์กรซึ่งแต่ละขั้นตอนจะต้องใช้ทักษะ ความรู้  ความสามารถเชิงการบริหาร ที่จะต้องสร้างระบบการประเมินผลการปฏิบัติงาน  การประเมินศักยภาพ  และ การหาตำแหน่งงานหลัก ภายในองค์กร จากโครงสร้างขององค์กร ในแต่ละขั้นตอนจะต้องมีการวางแผนงาน และมีผู้เชี่ยวชาญคอยให้คำปรึกษา ในกรณีที่จะต้องหาผู้สืบทอด เพื่อดำรงตำแหน่งจริงๆ  ถ้าองค์กรใดมีการพัฒนา และวางแผนองค์กรไว้ทั้งหมด ก็จะสามารถบอกพนักงานได้อย่างเป็นระบบ  ซึ่งเชื่อได้ว่าการทำการวางแผนสืบทอดตำแหน่งนั้น จะต้องใช้เวลา และอาศัยความร่วมมือจากผู้บริหารระดับต้น และระดับกลางเข้ามามีส่วนร่วมในการวางแผนด้วยเช่นกัน จะทำให้เกิดความรู้สึกที่ดีต่อองค์กรและบริษัทมากขึ้น

ดร. กฤติน กุลเพ็ง

“ประสบการณ์ 25 ปี ทางการบริหารทรัพยากรมนุษย์และพัฒนาองค์กร เชี่ยวชาญเรื่องการบริหารทรัพยากรมนุษย์สมัยใหม่บริหารวัฒนธรรมองค์กร และ การ Implement Competency Model ให้กับองค์กรภาครัฐและเอกชน ประสบการณ์ในการทำงานในเครือซิเมนต์ไทยมา 15 ปี เป็นอาจารย์พิเศษ สอนด้าน Human Resource Management มหาวิทยาลัยบูรพา วิทยาเขตบางแสน”