องค์กรที่เปิดดำเนินงานมาสักระยะหนึ่ง พนักงานและองค์กรมีอายุมากขึ้น สิ่งที่องค์กรจะต้องวางแผนในระยะยาวก็คือ จะค้นหาพนักงานที่จะมาทดแทน พนักงานที่จะใกล้เกษียณอายุอย่างไร ซึ่งการที่บริษัทจะเลือกพนักงานที่มีศักยภาพขึ้นมาดำรงตำแหน่งทดแทน จะมีเกณฑ์การคัดเลือกอย่างไร จึงจะเหมาะสม และยอมรับกันทั้งองค์กร
การวางแผนดังกล่าวจึงต้องมีกระบวนการ ต้องมีการวางแผนสืบทอดตำแหน่งตั้งแต่เริ่มต้น บริษัทต้องกำหนดหลักเกณฑ์ การเข้าดำรงตำแหน่งไว้ตั้งแต่เริ่มแรก เพื่อให้พนักงานภายในองค์กรได้รับทราบ หลักเกณฑ์ของบริษัท ถึงการที่จะเข้ามาดำรงตำแหน่งทดแทน พนักงานที่ออกไป ไม่ว่าจะเป็นการ เกษียณอายุ ลาออก เสียชีวิต ปลดออก และ ไล่ออก บริษัทจะมีพนักงานที่สามารถขึ้นมาทำงานทดแทน ในตำแหน่งที่ว่างได้อย่างเหมาะสม และเป็นการยอมรับทั้งองค์กร
การวางแผนสืบทอดตำแหน่งจึงเป็นปัจจัยสำคัญที่แต่ละบริษัทต้องดำเนินการอย่างเร่งด่วน อีกต่อไป การที่บริษัทจะทำทั้งองค์กรเลยนั้น จะกระทบต่อกระบวนการทำงานได้ จึงต้องมีการพิจารณาหน่วยงานใด หน่วยงานหนึ่งขึ้นมาจัดหลักเกณฑ์ การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง ในอันดับแรกเสียก่อน เพื่อเป็นตัวอย่างให้กับหน่วยงานอื่นภายในองค์กร ฉะนั้นการพิจารณาปัจจัยหลักของการวางแผนสืบทอดตำแหน่งนั้น โดยส่วนใหญ่เขาพิจารณาอย่างไรบ้าง ซึ่งผู้เขียน จะขออธิบาย เกณฑ์การคัดเลือกหน่วยงานที่จะต้องพิจารณามาจัดทำแผนสืบทอดตำแหน่งงานก่อนว่า เข้าข่ายอย่างไรบ้าง
- การตอบสนองต่อวิสัยทัศน์ (และกลยุทธ์ (Strategy) ขององค์กร) อันดับแรกที่บริษัทจะต้องพิจารณาว่าตำแหน่งงานดังกล่าว มีผลต่อภารกิจ และเป้าหมายขององค์กรมากน้อยเพียงใด ถ้าผู้บริหารมองง่ายๆก็คือ ถ้าขาดตำแหน่งนี้แล้ว จะส่งผลต่อยอดขาย การดำเนินธุรกิจของบริษัทอย่างไรบ้าง โดยส่วนใหญ่บริษัทจะพิจารณาถึงความสำคัญของตำแหน่งงานนั้นเป็นอันดับแรก
- ตำแหน่งงานที่อยู่ในสายธุรกิจหลัก (CoreBusiness) ที่ทำรายได้และผลกำไรให้กับองค์กร การพิจารณาว่าจะเป็นสายธุรกิจหลักนั้น พิจารณาง่ายๆ ก็คือ สายงานดังกล่าว เป็นงานหลักของบริษัทหรือไม่ เช่น ถ้าเป็นโรงงานอุตสาหกรรม สายงานหลักคือ สายงานการผลิต ธุรกิจโรงพยาบาล สายงานหลักคือ แพทย์และพยาบาล ธนาคาร สายงานหลัก คือ บัญชีแลการเงิน เป็นต้น
- ตำแหน่งงานที่ค่อนข้างหายาก โดยต้องใช้ระยะเวลานานในการสรรหาและ คัดเลือกผู้ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมมาดำรงตำแหน่ง จากนั้นหัวข้อที่ต้องพิจารณาต่ออีกก็คือ ตำแหน่งงานที่หายากในตลาด และส่วนใหญ่การเข้ามาดำรงตำแหน่งของพนักงานมักจะอยู่ไม่นาน มีการซื้อตัวในบริษัทคู่แข่งค่อนข้างสูง
- อัตราการลาออก (TurnOver) ของตำแหน่งงานนั้นอยู่ในเกณฑ์ที่ค่อนข้างสูง สิ่งที่ผู้บริหารต้องเก็บข้อมูลต่อมาก็คือ การเข้ามาทำงานของพนักงานแต่ละตำแหน่ง มีการหมุนเวียนเปลี่ยนงานบ่อย มีอัตราการลาออกค่อนข้างสูง
- ตำแหน่งงานที่ต้องใช้ระยะเวลาในการฝึกอบรมและพัฒนาเพื่อเสริมสร้างความรู้ ทักษะ และความสามารถในการทำงานให้มีประสิทธิภาพ บางตำแหน่งเป็นตำแหน่งที่ต้องใช้ทักษะ ความรู้เฉพาะทาง เป็นกรณีพิเศษ เช่นจะต้องส่งพนักงานเข้ารับการฝึกอบรมในต่างประเทศ มีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง
- ตำแหน่งงานที่มีพนักงานใกล้เกษียณอายุ บางองค์กรมีพนักงานที่มีอายุใกล้เกษียณ และยังหาพนักงานที่ขึ้นมา ทดแทนไม่ได้ หรือมีก็ยังไม่สามารถดำรงตำแหน่งได้ จึงจำเป็นต้อง รีบดำเนินการอย่างเร่งด่วน
จะเห็นว่าปัจจัยสำคัญในการวางแผนสืบทอดตำแหน่งนั้น ผู้บริหารสามารถยึดถือเป็นแนวปฏิบัติขององค์กรได้เลยว่า การที่จะบริษัทจะเลือกตำแหน่งงานใดที่เป็นหน่วยงานแรก ที่จะเป็นสายงานที่นำร่อง ในการจัดทำแผนสืบทอดตำแหน่ง ให้เป็นตัวอย่างของบริษัท เพื่อให้บริษัทได้มีพนักงานที่จะขึ้นมาทดแทนตำแหน่งที่พนักงานจะต้องออกจากองค์กรไป ไม่ว่าจะเป็นกรณีใดๆ ที่กล่าวมาแล้ว ถ้าถามคำถามง่ายว่าองค์กรไม่ต้องจัดทำได้หรือไม่ ไม่ทำจะเกิดอะไรขึ้น แน่นอนครับ มีบางบริษัทที่มีผู้บริหารสายงาน ต้องมีอันต้องออกจากบริษัทกรณีเร่งด่วน ไม่ว่าจะเป็นการประสบอุบัติเหตุ หรือเสียชีวิต ซึ่งสายงานดังกล่าวไม่มีใครที่จะสามารถปฏิบัติงานทดแทนได้เลย ก็ภาระงานก็จะมาตกหนักที่ผู้บริหารสูงสุดที่จะต้อง มาดูแลงานดังกล่าวเอง และทักษะความเชี่ยวชาญ ก็ไม่สามารถที่บริหารจัดการได้ครบทุกเรื่อง บางงานอาจจะต้องกระทบกับยอดขาย กำไร และความเสียหายที่เกิดจากการตัดสินของผู้บริหารที่จะต้องมาดูแลปฏิบัติงานแทนได้ เพราะบางงานอาจจะต้องลองผิด ลองถูก จนกว่าจะได้สิ่งที่ดีที่สุด แน่นอนครับ ผลที่เกิดขึ้นต่อบริษัท คือการสูญเสียความน่าเชื่อถือของสินค้าหรือผู้รับบริการ เกิดความไม่แน่ใจ ในกระบวนการผลิต อาจจะส่งผลต่อภาพลักษณ์ของบริษัท ส่งผลต่อยอดขาย กำไร และ พนักงานภายในองค์กร
